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結婚式2次会幹事を任された!当日までの流れをまとめてみた。

こんにちは、シキです。

二次会の幹事を任せていただけることが増えました。

新郎新婦の門出をサポートさせてもらえるのは、とっても嬉しいです。

ただ、初めて幹事を任されたときは、いつ・何をしたらいいのかさっぱりでした…

私は29歳ですが、同年代や少し下の世代で同じ悩みを持っている人も結構いるのでは…と思い、過去の経験をまとめてみました。

幹事に任命されてから当日までの流れを簡単にまとめています。

本文の最後には私が管理に使っているExcelもありますので、参考にしてもらえたら嬉しいです。

※参加者70~100名くらいの規模を想定して書いています。

当日までのざっくりスケジュール

当日までのざっくりスケジュールを書いてみました。

これくらいの期間があれば、ある程度余裕をもって進められると思います。

次は、新郎新婦および会場との準備について書いていきます。

新郎新婦との調整

二次会当日まで、新郎新婦と二人三脚で進めていきます。

新郎新婦は披露宴の準備で大忙しなので、2次会の準備は新郎新婦に負担をかけないよう、幹事主導で進めましょう!

幹事任命

新郎新婦から、「折り入ってお願いが…」という感じで依頼が来ます。

言われた瞬間は不安に思うかもしれませんが、新郎新婦の信頼の証だと思います。

お祝いの言葉とともに引き受けましょう。

幹事顔合わせ

新郎側の幹事と新婦側の幹事が初めて顔を合わせます。

場所は、飲み会や初回の打ち合わせがと併せて…というパターンが多いのではないでしょうか。

連絡先を交換して、当日までのスケジュールをざっくり相談します。

当日の進行打ち合わせ

2次会は、以下のような内容になることが多いと思います。
・幹事入店
・受付開始
・ドリンク提供開始
・新郎新婦入場
・内容(ケーキカット、歓談、余興、ゲーム、集合写真など)
・新郎新婦退場
・支払・幹事撤収

タイムスケジュールをささっと決めて、内容の詰めに入っていきます。

やることはリスト化して、期日までにやり切りましょう。

最後に挙げたExcelにToDoリストを入れてあるので、参考にしてください。

余興準備

余興を幹事が引き受ける場合があるかもしれません。

ダンスやらなんやら内容を早めに決めて動き出しましょう。

招待状送付・参加人数確定

これは新郎新婦にお願いすることが大半です。

スケジュールはこんな感じでしょうか。
・3か月くらい前まで:参加者に日程を連絡
・2か月くらい前まで:Web・手紙等で招待状を送る
・1か月くらい前まで:招待状の締め切り

備品・景品購入

余興やゲームで使用する備品・景品は、1か月前くらいまでにはリストアップしておきます。

新郎新婦は、披露宴の準備で大忙しだと思いますので、幹事が代わりに買いに行ったりします。

お金のやり取りが必要になるので、領収書は忘れずに。

次は、会場との調整です。

会場との調整

二次会の会場との調整は、以下の2パターンがあると思います。
1. 直接やりとりする場合
2. 間に業者が入る場合

どちらの場合も進め方はおおむね同じです。

では内容に入っていきます。

会場との打ち合わせ

会場の担当者との打ち合わせです。

アジェンダは、当日のスケジュールや、会場への確認事項になります。

会場には、以下のような事項について確認します。
・会場の設備
→マイクの本数、プロジェクターとのコネクタ種別、椅子の数、余興用の着替え場所など
・お金のやり取り
→預かり可否、人数報告・支払いのタイミングなど

準備なしで打ち合わせに臨むと、グダったり、確認が漏れたりします。

会場に対する確認事項の例を最後のExcelにまとめていますので参考にしてください。

その他特別なことをやる予定であれば、確認事項として加えてください。

会場下見

二次会の1か月~2週間前に会場を下見します。

主な確認事項は、音響・PCが動作することです。

当日になって「PCとプロジェクターがつながらない」、「CDが壊れていて音が鳴らない」などといったことのないよう、確認しておきましょう。

備品送付

二次会の2週間~前日までに備品・景品を会場に送ります。

会場によってルールがあったりするので、事前に確認しておきましょう。

(保管する場所がないので、前日の最終便でお願いします!という会場もありました)

最後に

私が今までに経験してきた結婚式二次会での幹事ToDoをまとめてきました。

幹事を拝命したあとの大枠の流れをつかんでいただき、新郎新婦の要望に合わせて変えていってください。

最後に、私が管理に使ってきたExcelファイルを置いておきます。

これから幹事をされる方の助けになればと思います。

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ではまた。

ABOUT ME
shiki0405
5年間務めた社員4,000人の大企業→社員80人のベンチャーへ転職。職種はIT営業→ITコンサル。仕事を効率的に進めるためのExcel・PPT術、人とのかかわり方を発信します。 子どもが最近生まれたので、妻との夫婦関係や子育てで思うことも併せて。