Microsoft Office

ちょっとした設定と操作で、見やすく・短時間で資料が作れる!PowerPoint小技集

こんにちは、シキです。

私はもともとIT会社で営業をやっていました。
その後、コンサル会社に転職して1年たったところです。

前職では、提案書や社内の報告資料を作るのにPowerPointを使っていたので、

「自分はそこそこPowerPointは使える人材だろう…」

と思っていたのですが、やはりコンサル会社は求められるレベルが高い。(自分のレベルが低かっただけかも)
この1年、たくさん叱られつつもPowerPointの資料を「きれいに」「速く」作るためのスキルを身に着けました。

この記事には、基礎といえば基礎ですが、意外とやっている人が少ない!?ネタを集めています。

「提案書やお客様に出す資料をさっさと仕上げて帰りたい!」
「しょーもない社内資料を作る時間を削減したい!」
そんな人にご覧いただければと思います。

では行きましょう!

1.PowerPointの環境を整える

①「ガイド」、「ルーラー」を表示する

「ガイド」を設定していないと、基準とすべき位置が分からないまま資料を作り始めることになります。
「ガイド」を表示することで縦横の中心が見え、バランスを取りやすくなります。

同じような機能として「グリッド」があります。
碁盤の目のように点線を表示し、オブジェクトの位置を揃えるときに役立ちます。

…が、私は使っていません。

オブジェクトの位置は、後述する別の機能を使った方が圧倒的に速いし、楽だからです。
お好みで設定してください。

「ルーラー」は絶対表示しましょう。

オブジェクトの中に文字を書いていて2行目に行くと、文字がズレたりします。
また、箇条書きするとき、行頭文字と文章の距離が空きすぎたりします。

そんなとき、ルーラーを表示しておけば、つまみを動かすだけで簡単に調整できます!

四角形の上に砂時計みたいなマークがあります。
文字全体を動かすときは四角形を、2行目以降だけ動かしたいときは砂時計の下側で調整します。

②クイックアクセスツールバーの設定

クイックアクセスツールバーって使っていますか?
何も設定していないと、リボンの右上に「ひとつ前に戻す」「上書き保存」などが表示されているバーです。

ここには、リボンにある各種コマンドを設定できます。
私は、位置を揃える系のコマンドを入れています。右端に表示されている▽ボタンから設定できます。

①左右に整列
②オブジェクトを上下中央に揃える
③上下に整列
④オブジェクトを中央に揃える
⑤オブジェクトを左に揃える
⑥オブジェクトを上に揃える
⑦最背面に移動
⑧最前面に移動

上記の作業、普通にやると4クリック必要です。(ホーム→配置→配置→各コマンド)

クイックアクセスツールバーに入れると、キーボードで2キー押すだけ!(alt→数字)
圧倒的に作業効率が上がります。

表示場所はリボンの下がおすすめです。見やすいので。

2.オブジェクトの使い方

オブジェクトの位置を揃える話が出たので、次はオブジェクトの使い方を書いていきます。

①複数オブジェクトの位置を揃える

オブジェクトの位置、ドラッグしながら揃えていませんか?

中心揃えたいのに微調整が難しい、上揃えしたいのにうまくいかない…

こんな無駄な時間はコマンドで解決しましょう。

ホーム→配置に位置を揃えるコマンドが入っています。位置を揃える際は、コマンドを使った方が圧倒的に速いし、正確です。

上にも書いた通り、クリックでやる時間も削減できるので、クイックアクセスツールバーから呼び出しましょう。

②複数オブジェクトのサイズを揃える

これもドラッグしながらだと、なかなか揃わずにイライラします。

・基準にするオブジェクトを選択して、リボンの「書式」→「サイズ」を確認
・揃える対象を選択して、サイズを入力

これで簡単にサイズを揃えることができます。

③文字はテキストボックスではなく、オブジェクトで

スライドに文字を入れるときは、とりあえずテキストボックス…コレ、やめましょう。

テキストボックスって幅を調整したり、他のオブジェクトと位置を揃えたりするのが難しいです。
これもまた時間が奪われる元…

ということで、正方形/長方形のオブジェクトを使います。

オブジェクトを選択した状態で「F2」を押すと、文字が入力できます。

文字は、図形内で折り返す設定で。文字に合わせて大きさを変える設定は、調整がしづらいのでやめましょう。

余談ですが、オブジェクトに文字を入れたいとき、オブジェクトにテキストボックスを重ねる方がいます。

これも時間を食う原因になるので、文字はオブジェクトに直接打ちましょう。

④箇条書きは、箇条書きツールで

箇条書きを使うとき、行頭文字を自分で打っていないでしょうか。

これやると、折り返したとき、行頭文字の下に2行目の文字がきます。

それを避けるために自分で改行して、2行目にスペース入れて…スペース入れても微妙にずれますし、文章を修正するときの手間が増えます。

ということで、箇条書きのツールを使いましょう。
1段目と2段目はきちんと区別してくださいね。

⑤吹き出しの指し先、太くなる現象

スライドに書いたことに対して補足したいとき・注意を向けたいときに吹き出しオブジェクトを使います。

ただ、吹き出しの指し先を調整するのって意外と面倒じゃありませんか?

やたらと太くなって他のオブジェクトを邪魔してしまったり…

ということで、吹き出しは、通常の四角・丸に「フリーフォーム」をくっつけます。

これで太さ・長さも思いのまま。きちんと言いたいところに吹き出しを指すことができます。

⑥線を引くとき、まっすぐにしたい

矢印や線を引くとき、普通にドラッグするとなかなかまっすぐになりません。

こんな時は、「shift」を押しながらドラッグ。

これでまっすぐ線が引けます。

3.よく使うショートカット

コピペや上書き保存は誰でも使っていると思いますので、私が前職の時は知らなかった(恥ずかしい…)ショートカットを挙げていきます。

①書式のコピー:Ctrl + Shift + c
 書式の貼付 :Ctrl + Shift + v

オブジェクトの色・線の太さ・テキストボックスなどの書式設定をコピー&ペーストできます。
上述の吹き出しに色を付けるときや、新しく作成したオブジェクトに同じ書式を適用する際に使えます。

②インデントの挿入:Shift + Alt + →

長いスライドだと、大見出しと小見出しが必要になります。
それぞれを目次に記載する際、同じレベルに書くのはすごく見づらいです。
そんな時は、インデントで調整しましょう。

③オブジェクトの複製:Ctrl + Shift + ドラッグ

普通にコピペすると、対象のオブジェクトの右下にペーストされます。
縦・横をそろえた状態で複製したいときは、このショートカットを使ってみてください。

④グループ化:Ctrl + G
 グループ化解除:Ctrl + Shift + G

リボン→配置→グループ化でもできますが、ショートカットでスパッとやりましょう。

⑤文字を大きくする:Ctrl +「
 文字を小さくする:Ctrl + 」

いちいちリボンにカーソルを持って行かなくても、これで一発です。

とりあえずこの5個覚えれば、割と作業時間が短縮できるんじゃないかなーと思います。

4.全体の構成

①Zの法則

これは一般的に言われている、人間の視線の動きです。

・左→右
・上→下

これに合わせて資料を作らないと、読み手の頭に入りにくいです。

1スライド内のストーリーは、以下のように目線が動くよう、作っていきます。

②縦横をそろえる

これは見栄えの問題です。

業務フローでも表を作るときでも、縦と横のオブジェクトは、きちっと揃えます。

③線の太さで言いたいことをハイライト

スライド内の文章は、8割がた読まれません。そのため、パッと見て内容が頭に入ってくることが大事です。

オブジェクト、線の太さ・色で言いたいことはハイライトできます。

さいごに

以上、私がこの1年で学んだPowerPointの小技集でした。

上に書いたのはPowerPointの技術としてはほんの一部ですが、意識して取り入れることで作業効率は改善します。

ぜひ日頃の作業に取り入れてみてください!

ABOUT ME
shiki0405
IT営業→コンサル。今はハードに働いていますが、子供ができて家族の時間が欲しくなった20代最後の年。日頃考えている、生活の知恵について書いています。