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Excelを爆速化!最低限押さえたい御作法と、最低限覚えたいショートカット・関数

こんにちは、シキです。

コンサル会社に転職して、PowerPointとExcelを使う機会がとても増えました。

時間が限られるなかで成果を出すため、無駄な作業を削減するとともに、操作を限りなく早くしていくことが必要になりました。

今回は、私が仕事をするなかで学んだ、Excelを使う上で最低限押さえておきたい御作法と、最低限覚えたいショートカット・関数をご紹介します。

この御作法やショートカット、かなり基礎的ながら、できていない方が多いと思います。

しかも、ちょっと覚えるだけで仕事の効率が上がるものばかりです。

覚えるまでが少し大変ですが、その1秒短縮の積み重ねが、大きな時間を生み出します。

ぜひチャレンジしてみてください!では本編です!

これだけは押さえておきたい御作法

まずは、最低限押さえておきたい操作です。

日本語は全角、英数字は半角

日本語は全角、英数字は半角。これが基本です。

日本語は基本的に全角しか使わないと思いますので、そこまで意識しなくてもよいですが、英数字は油断すると全角がまぎれます。

全角がまぎれると見づらいし、計算やフィルタリングにとてつもない影響を及ぼします。

特に年月など、日本語と英数字が混じる表現(2019年1月など)には細心の注意を払いましょう。

単位を付ける・揃える

表には単位をつけましょう。

円なのか、千円なのか。はたまた%なのか。

数字と割合(%)が1つの表に混在する場合は、割合のセルそのものに%を付けてしまってよいと思います。

単位を付けないと、読み手に不要に考えさせることになります。

桁区切りを必ずつける

金額や数量を記載する際は、必ず桁区切り( , )をつけましょう。

裸の数字は見づらくて仕方ないです。付け忘れると、これもまた読み手に不要に考えさせる要素になります。

セル内の改行は、Alt+Enterで

セル内の改行、どうやっていますか?

スペース連打でやっている人がいたら今すぐやめてください。

スペース連打だと、PCやプリンターによっては体裁が崩れます。そして、文章を修正するときの位置合わせが大変…

セル内で改行したいときは、必ず「Alt+Enter」で。

列の幅を揃える

同じ系統の項目は、列の幅を揃えましょう。

比較したいはずの項目なのに、列のサイズがばらばらだと見づらくて仕方ないです。

対象の列を選択して、幅を揃えるだけです。3秒でできます。

ぜひやりましょう。

セルを結合せずに、選択範囲内で中央

特にタイトル行で、複数列をまとめたいことがあると思います。例えば、↓のような。

セルを結合はすごく便利なのですが、ショートカットを使った操作に影響が出ます…

ショートカットで操作を早くしたい皆さんにはぜひ、セルの結合は極力避けていただきたいです。

スクロールしても、タイトル行が見えるように

縦に長い表になるときは、タイトル行を固定表示しましょう。

スクロールしたとき、どの数字がどの項目か見づらくなります。

リボンからでも行けますし、「Alt→w→f→f」の順にキーボードをたたくだけでもできます。

キーボード操作は複雑なように見えますが、頻繁に使うので、覚えるべきショートカットです。

印刷時、2ページ目以降にもタイトル行を表示する

縦に長い表を印刷するとき、何も設定しないと、タイトル行が印刷されません。

読み手が非常に見づらい表になるので、↓の手順で必ず設定を。

上揃えにして、最後に余白の改行を入れる

これも印刷関連の小技です。

Excelを印刷したとき、セルの下の方が文字切れすることありますよね。これを未然に防ぐ技です。

・セルの文章は、上揃え
・文章の最後に改行を入れる

これを習慣づけると、印刷時にバタバタと修正する必要がなくなります。

ぜひ習慣にしてください。

最低限覚えたいショートカット・関数

最低限覚えたい…と言いつつ、これだけ覚えておけば、「Excelできます」って名乗ってもいいレベルかと思います。

これを基本とし、ほかの機能はググりながら組み合わせていく感じで仕事に使っていただければと思います。

最低限覚えたいショートカット

◆移動・選択系
Ctrl+十字キー:表の端まで移動
Ctrl+Shift+十字キー:表の端まで選択
Ctrl+PgUp、PgDn:別のシートに移動
Shift+Space:行を選択
Ctrl+Space:列を選択

◆編集系
Ctrl+f・h:検索・置き換え
F4:前の操作の繰り返し
Ctrl+1:セルの書式設定
Ctrl+Shift+5:セルを%表示にする
Ctrl+Shift+1:セルを数字表示にする
Alt+Enter:セル内の改行
Ctrl+Alt+v:形式を選択して貼り付け(値・数式・書式・行列入れ替えなど)
Alt→a→t::フィルター
Alt→a→g→g:行・列をグループ化

最低限覚えたい関数

SUM、SUMIF:合計
COUNT、COUNTA、COUNTIF:数を数える(すべて、値が入ったセルの数、条件に合うセルの数)
IF:条件に合えばA、合わなければB
VLOOKUP:キーを設定し、条件に合う値を返す
IFERROR:エラー値(N/Aなど)を別の表現に変える
LEFT、RIGHT、MID:文字列の分解

最後に

Excelを使う上で最低限押さえておきたい御作法と、最低限覚えたいショートカット・関数をご紹介しました。

全部知っていましたか?

知らなかったものがあればぜひ仕事に取り入れてみてください!

また、PowerPointについても書いていますので、ぜひご覧ください。
ちょっとした設定と操作で、見やすく・短時間で資料が作れる!PowerPoint小技集

ではまた。

ABOUT ME
shiki0405
5年間務めた社員4,000人の大企業→社員80人のベンチャーへ転職。職種はIT営業→ITコンサル。仕事を効率的に進めるためのExcel・PPT術、人とのかかわり方を発信します。 子どもが最近生まれたので、妻との夫婦関係や子育てで思うことも併せて。