効率的な仕事 Efficient work

自分の資料を見直すポイント5つ

こんにちは、シキです。

最近人が作った資料をレビューすることが多いのですが、意外とポイントを押さえていないことが多いな、と感じます。

資料を作った後、セルフレビューはちゃんとしているでしょうか。

している場合でも、上司のレビューを受けると「ちゃんと自分で見直したのか?」と言われたことのある方もいらっしゃるのでは。

私はコンサル時代の数年間で数えきれないくらい言われました。(もちろん自分では見直したつもり)

自分の中でできた!と思っても、相手が必要とする情報が入っていない・適切な順番に並んでいなくてはレビューで切って落とされます。

ということで、私が叩かれに叩かれて、最低限これだけ押さえておけば・・・というポイントを5つご紹介します。

相手に求めるアクションが明確になっているか

資料を作るとき、相手に求めるアクションは、
・理解してもらう
・意見・助言・判断してもらう
・行動してもらう
の3つです。

自分の資料の目的が上記のどれなのか明確になっているか見直します。

答えるべき問いに答えているか

業務課題、経営課題、偉い人からの宿題など、資料を作るときには「答えるべき問い」が設定されていると思います。

資料を作り始める前は理解していても、作ったり修正したりする間にその問いを忘れてしまうことは往々にしてあります。

私も作成に夢中になると、すぐに見失ってしまいます。(そして叱られる)

作り終わった後、今一度「答えるべき問い」振り返りましょう。

相手が見ている景色に合わせているか

資料を作っていると、自分視点で言いたいことをとにかく書いてしまう、ということがあると思います。

しかも、セルフレビューでは気づかずに、指摘されて初めて気づくパターンが多いです。

なんせ自分が言いたいことを書いているから。

しかし、資料を見せる相手は自分ではなく他の誰かなのです。

前提知識を相手が持っているか?
経営層・部長・リーダー誰に説明するのか?

この辺をきちんと押さえましょう。

経営層に説明するのに細かい説明は不要です。(知りたがる役員はたまにいますが)

リーダーに説明するには、細かな点まで明示した方がいいかもしれません。

説明する相手に合わせて盛り込む情報を選定します。

相手が知りたい情報だけが入っているか

色々突っ込まれたら嫌だな・・・という心理が働いて、色んな情報を資料に盛り込みたくなりますよね。

だって怒られるの怖いし。

ただ、あらゆる情報を盛り込んでしまうと、結局何が言いたいのか分からない資料になりがちです。

説明する相手の興味関心、課題意識は何か?を想像し、相手の関心外のことは思い切って切り捨てましょう。

情報を切り捨てるのも理由があれば問題ありません。

突っ込まれて困りそうだったら、手元のメモとしてまとめておけばいいと思います。

説明する資料上は、相手が知りたい情報だけに絞ります。

相手に合わせたストーリーになっているか

説明相手の頭の使い方に合わせる、ということです。

順序で言えば、
背景→根拠→結論という流れがいいのか
結論→根拠という流れがいいのか

内容で言えば、
店舗のことを気にしているのか?倉庫のことを気にしているのか?
営業のことを気にするか?エンジニアのことを気にするか?
コストのことを気にするか?売上Upのことを気にするか?

これは説明相手のタイプに合わせて変えないと、イライラされて会議がOut of controlになります。

相手の好みをきちんと把握して、ストーリーを作りましょう。

さいごに

資料を振り返るとき、ただ見直すだけでは「ちゃんと見直したのか!!」と怒られるサイクルを抜け出せません。

↑に書いたような指標があれば、見直すときに修正すべきポイントを見つけやすいと思います。

ぜひ参考にしてください。

私もメモ帳アプリに書いて、デスクトップに置いてあります。

ではまた。

ABOUT ME
shiki0405
5年間務めた社員4,000人の大企業→社員80人のベンチャー→アパレル会社のIT部門へ転職。職種はIT営業→ITコンサル。仕事を効率的に進めるためのExcel・PPT術、人とのかかわり方を発信します。 子どもが最近生まれたので、妻との夫婦関係や子育てで思うことも併せて。 A large company with 4,000 employees for 5 years -> a venture company with 80 employees -> IT department of an apparel company. My job title was IT sales and then IT consulting. I provide Excel and PPT skills and how to interact with people so that you can work more efficiently. Since my child was recently born, I also have some thoughts about my marital relationship with my wife and parenting.